Santa Fe, primer municipio que despapeliza y pasa a un sistema de gestión digital

Brindar mayor transparencia, agilizar la gestión, reducir el uso papel y ganar en eficiencia y austeridad en relación con los recursos públicos son los pilares que sustentan el nuevo sistema para la administración íntegramente digital de expedientes implementado por la Municipalidad de Santa Fe. Denominado Gestión Documental Electrónica, en una primera instancia se puso en marcha en las secretarías Privada de Intendencia, de Hacienda y de Gobierno; con un grupo seleccionado de trámites, para de manera progresiva alcanzar a la totalidad de las áreas y gestiones municipales.

Se trata de uno de los compromisos asumidos por el intendente José Corral, durante la Apertura de sesiones del Concejo, en marzo de este año. “Para acortar tiempos, ser más eficientes, austeros y transparentes; estamos avanzando en la despapelización de la administración municipal que permitirá procesos más dinámicos, optimizará el uso del espacio físico y aportará al cuidado del ambiente. La digitalización de los archivos va de la mano de la simplificación de los procedimientos, la estandarización de normas y procesos. Y por supuesto, mayor transparencia y menores costos”, señaló en aquel momento, sobre la iniciativa, que hoy comienza a transformarse en una realidad.

En ese marco, la secretaria de Hacienda, María Belén Etchevarría, señaló que a partir del convenio rubricado con el Ministerio de Modernización de la Nación “comenzamos a trabajar en conjunto para despapelizar la administración municipal. Esto aporta, por un lado, en la transparencia, la eficiencia, el acortamiento de plazos, la unificación de criterios; y por otro en el cuidado del medio ambiente, por lo que significa en cuanto a la reducción y ahorro en el uso, fundamentalmente de papel, pero también de impresoras, tóner, tinta, fotocopias, energía. Asimismo, implica una mejora de las condiciones de trabajo”. Como dato ilustrativo, durante el año 2017 el municipio utilizó 24,43 toneladas de papel, lo que significó una inversión superior a los $ 2,17 millones de pesos. Por la implementación paulatina del GDE para 2019 se proyecta una reducción de uso del 50%. Restando tinta, alquiler y compra de impresoras, el ahorro el año próximo escalaría hasta casi 2,7 millones de pesos, que podrán reasignarse a otras necesidades de la gestión.

Trabajo conjunto

La implementación del sistema de Gestión Documental Electrónica, conocido como GDE, está en el marco de los proyectos de modernización administrativa, tecnológica y de gestión que impulsa el Municipio. “Así como hoy, todos los trámites hacia afuera y con el vecino se realizan a través de la Oficina Virtual y sin papeles; ahora, le sumamos la gestión virtual a los expedientes que se realizan internamente en el municipio, lo que significa la despapelización en la tramitación ordinaria de la administración”, afirmó.

“Esto es parte de un proceso que se inició a principios de año, junto a especialistas de la Nación y las secretarías de Gobierno y de Hacienda, que implicó reuniones y capacitaciones del personal, análisis de las gestiones y circuitos administrativos, para llegar a la puesta en marcha del sistema con el primer grupo de 15 trámites digitales y tres secretarías, para luego ir sumando paulatinamente al resto, hasta llegar a la totalidad”, expresó la secretaria de Hacienda, María Belén Etchevarría, y completó: “Esto significa la digitalización de la administración municipal, desde una nota sencilla, hasta un expediente de rendición de cuentas: todo va a ser digital”.

Cómo funciona

Actualmente, los actos municipales, ya sea una rendición, un informe o una nota, se generan en papel y se registran en el Siem (sistema de expedientes municipal), el que sólo brinda información sobre el lugar donde se encuentra el expedientes. A partir de la implementación de GDE, que irá suplantando al anterior sistema de seguimiento, todos los documentos estarán cargados de manera digital y cada responsable podrá acceder, intervenir sin necesidad de tener que pedir el documento en papel; y dar el paso al área correspondiente.

Asignaciones familiares, Situación de revista, Certificación de haberes o Certificación de trabajo, son algunos de los 15 trámites con que se puso en marcha el proceso de digitalización. A modo de ejemplo, el agente o funcionario municipal que inicia el trámite, se registra y accede al sistema de manera totalmente online, vía Internet. Allí, genera el documento, lo caratula, elige el tipo de nota que tiene que crear, lo escribe, lo guarda en el mismo sistema, adjunta los archivos que acompañan el expediente, y finalmente, lo envía a la repartición o usuario en particular, según corresponda: todo de manera digital. Puede ocurrir que algún vecino presente una nota por Mesa de Entrada, en ese caso, se toma la nota, se digitaliza y se ingresa en el sistema.

Agilidad

La secretaria de Gobierno, Malena Azario, en cuya área también ya está en marcha el GDE, indicó que otro de los aportes del sistema tiene que ver con la agilidad. “Hasta ahora, el expediente de papel pasaba de oficina en oficina, se agregaba documentación, se revisaban las firmas, las fechas, y si se perdían había que reconstruirlo lo que acarreaba múltiples trastornos. Con esta implementación, ahora, cada hoja de papel será digital, lo que necesariamente va a implicar que se agilice toda la tramitación, porque se irán sumando los archivos o notas y se pasará al área correspondiente al instante. Se trata de un cambio cultural enorme para la administración municipal”. En este punto, indicó que la implementación irá avanzando por un lado incorporando nuevos trámites, y por otro a más secretarías, hasta llegar a su totalidad.

Asimismo, sostuvo que entre las virtudes del sistema se encuentran “la facilidad y sencillez para su utilización por parte de cualquier persona, como así también la mejora en los trámites. Muchas veces no se sabe adónde tiene que ir el expediente y se pierde tiempo. Ahora, cada uno tiene una guía y cuenta además con una Mesa de Ayuda”. En este sentido, con el acompañamiento del personal de Ministerio de Modernización de Nación, se realizaron capacitaciones sobre el acceso y manejo del sistema de las personas de las diferentes secretarías, “ya que son ellos los primeros que van a cambiar su forma de trabajo habitual”.

Primer municipio

Con la puesta en marcha de la GDE, la ciudad de Santa Fe se convierte en el primer municipio de la provincia en contar con este sistema. “Se trata de una política nacional a la cual nos sumamos, así como ya lo han hecho otras ciudades como Quilmes, Malvinas Argentinas, San Martín, Pilar, y Mendoza”, contó Malena Azario, y agregó: “Ésta es una herramienta que, además de simplificar la gestión en la organización, nos permitirá la interoperabilidad y la comunicación con los organismos e instituciones nacionales, provinciales y municipales que la utilicen”.

En ese sentido, apuntó que “la GDE es el punto de partida para la posterior implementación de la Firma Digital, algo central que nos va a permitir avanzar en la despapelización total. A partir de esto, el intendente va a firmar electrónicamente, y el decreto que firme va ser un acto administrativo legal como cuando firma en papel. Además, uno va a poder enviar un expediente a Nación o Provincia a través del sistema, ya que no se trata de un correo electrónico, sino de un documento oficial, que llevará la firma electrónica o digital de un director, un secretario o el propio intendente”. Asimismo, entre otras ventajas del sistema mencionó no sólo el resguardo de la información al estar todo digitalizado y no ya en un archivo físico en papel, sino también el ahorro en el uso del espacio físico.

La despapelización en números

Cada tonelada de papel virgen demanda para su elaboración 17 árboles, 100 metros cúbicos de agua y 7.600 Kw/h de energía. Durante el 2016, el municipio consumió 23,92 toneladas, por un valor de $ 1.975.260. En 2017, se utilizaron 24,23 toneladas de papel, con una inversión de $ 2.017.899. En tanto, en lo que va del 2018, el papel utilizado totaliza 11,97 toneladas, que equivale a $ 988.898. Este año se proyecta utilizar alrededor de 23,9 toneladas de papel.

La implementación del GDE tiene por tanto, amplios beneficios ecológicos. La proyección que se hace en la Secretaría de Hacienda para 2019 es que el uso del papel, podría reducirse hasta un 50%. En términos económicos, esa reducción, sumando a que se bajaría también sustancialmente el gasto en insumos como tinta, compra y alquiler de impresoras contribuiría a un ahorro total cercano a los 2,7 millones de pesos.

El nuevo sistema permitirá agilizar la gestión, compartir información al instante, y además reducir y ahorrar el uso de papel. Para 2019, se proyecta un ahorro en papel del 50%. Restando además los insumos que dejarían de adquirirse, como tinta e impresoras, la reducción del costo alcanzaría casi los 2,7 millones de pesos.