Más de 70 empleados municipales participan de un curso de capacitación que apunta a crear un Centro de Documentación e informatizar los documentos, entre otras acciones. Actualmente, se está recuperando material de alto valor para los ciudadanos.
Desde el mes de febrero, y en el marco del Programa de Reforma Administrativa -que lleva adelante la Subsecretaría de Reforma y Modernización del Estado del Gobierno de la ciudad-, se está trabajando y atendiendo una deuda pendiente durante muchos años: el tratamiento de los documentos generados por la administración municipal y sus archivos.
"Todo este trabajo de limpieza, recuperación y catalogación de archivos va a brindar un panorama del activo municipal en cuanto a documentación, y permitirá notificarnos de su valor e importancia, porque la documentación que se pierde no se recupera, y es patrimonio más que de la Municipalidad, de toda la ciudad", sintetiza la subsecretaria de Reforma y Modernización del Estado, Alicia Long.
Además de acciones previstas para el mediano y largo plazo, este programa se propuso dar una solución urgente a la acumulación excesiva de documental y su mal estado.
"Por desconocimiento o despreocupación se había producido una enorme cantidad de acumulación de documentos a lo cual había que dar solución lo más rápidamente posible, y pensamos en un centro de documentación que albergue archivos de documental que tienen valor administrativo, legal, económico o histórico", explica la funcionaria.
Traslado de documental
A pocos meses de esa decisión, hoy ya se cuenta con un local destinado a tal fin a pocos metros del Palacio Municipal; se está adquiriendo el equipamiento necesario, y se están completando los procedimientos para sustentar este funcionamiento desglosado de la documental con las áreas.
Hasta ahora, los ciudadanos que requerían algún tipo de documentación, dejaban su DNI y retiraban momentáneamente el legajo para consultarlo o fotocopiarlo. Con este Centro de Documentación se persigue entregar directamente una copia del documental al solicitante y aliviar el abarrotamiento de papel y la afluencia de gente en el Palacio Municipal.
En una primera etapa y a partir de la última semana de noviembre, se trasladarán progresivamente a dicho centro siete espacios archivísticos de distintas dependencias municipales.
Trabajo de recuperación
Durante años, los documentos que hoy están siendo rescatados y catalogados permanecieron descuidados en diferentes rincones del Palacio Municipal, a merced del tiempo, las condiciones climáticas y otros factores destructivos.
"En los archivos de encuentran distintos tipos de alimañas, pestes de hongos y otros tipos de líquenes que atacan al papel, además de tierra y suciedad", describe Long.
Con un equipo propio de trabajadores se está realizando una profunda tarea de recuperación. "Estamos limpiando hoja por hoja con pinceles, guardando en cajas y haciendo un inventario, que tampoco había, o sea que desconocemos cuántos legajos hay", agrega.
Capacitación
Las medidas a largo plazo de este programa apuntan a la creación de un sistema municipal de archivos que implican la modificación o creación de un marco normativo, la capacitación del personal, el establecimiento de procedimientos para la gestión de la documental y la clasificación de plazos de guarda para cada tipo de documentación, entre otras acciones.
Con respecto a la capacitación del personal, desde el pasado viernes y hasta el lunes 24 del corriente, se está desarrollando un curso sobre la temática, organizado en forma conjunta entre la Subsecretaría de Reforma y Modernización del Estado y la Subsecretaría de la Función Pública, al que asisten voluntariamente 76 empleados municipales. "Esta curso no busca crear archiveros, sino que intenta que la persona que trabaja en una oficina tenga buenos hábitos con respecto al guardado, conservación y gestión y documental", informó la subsecretaria de Reforma y Modernización del Estado, Alicia Long.
Fue tan exitosa la convocatoria, que se prevé la posible realización de una segunda edición del curso.
Ejes
La creación de este Sistema Integral de Archivos apunta a cumplir con uno de los principales ejes de acción encarados por la actual gestión: la conformación de un Estado moderno, eficiente, ágil y transparente, que redefina su estructura administrativa en pos de la mejor prestación de los servicios.
El programa de descentralización, la posibilidad de realizar consultas y trámites vía web y la informatización de los procesos administrativos, son sólo algunas de las acciones que desarrolla el Municipio desde el inicio de la gestión con miras a ese objetivo.