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Félix Canale
En casi todas las organizaciones cada vez existe menos espacio físico para guardar los archivos. Es como un árbol que crece dentro de una casa: en algún momento hay que decidirse a cortarlo porque, de lo contrario, la casa deja de ser habitable.
Algo así es lo que visualizaron hace ya 7 años Diego Gómez, Norberto Velasco y Raúl Jonas cuando decidieron crear File Protection, una compañía santafesina especializada en administración y guarda de archivos físicos.
"El tiempo demostró que fue una buena idea y desde que arrancamos no dejamos de crecer. Este tipo de servicio lo habíamos visto en Buenos Aires, donde está muy desarrollado. Aquí, en Santa Fe, el negocio es más lento y captar un cliente es una tarea larga porque el santafesino, sobre todo, es reacio a entregar sus archivos a un tercero", cuenta Gómez, socio gerente de la empresa.
Pese a esta resistencia, lo concreto es que de las 1.500 cajas con que se inició el negocio, hoy la empresa mantiene en custodia alrededor de 17 mil, donde se guardan decenas de miles de documentos, confiados por unos 30 clientes.
Uno de los argumentos centrales para vender el servicio -explica Gómez- se basa en que el espacio físico es actualmente muy costoso y nadie piensa en alquilar una casa o un depósito para guardar sus archivos.
"Si se lo da a un tercero - dice-, evita tener un espacio inactivo, no requiere personal para manejarlo y se despreocupa de las medidas de prevención y seguridad que este tipo de información requiere".
"Un cliente pide, por ejemplo, una factura determinada. Nosotros buscamos en nuestra base de datos para localizar la caja en que está y en no más de 15 minutos podemos enviar el original físico, una copia física o una imagen digitalizada del documento", explica.
La palabra documento puede remitir a un contrato, un recibo u otras formas administrativas. Dentro de esa variable Gómez mencionaba el servicio prestado a P.B. Leiner, Productora Alimentaria (Naranpol), Droguería del Sur y la Universidad Nacional del Litoral, entre los clientes de mayor volumen. Pero también es un documento la historia clínica de un paciente y por eso los sanatorios y mutuales son un grupo importante en la cartera de la empresa.
"Hay casos de sanatorios donde los médicos requieren historias clínicas diariamente. Llaman 2 ó 3 veces por día, en algunos casos pidiendo estudios radiográficos que mantenemos en custodia", cuenta.
El mecanismo de recaudación se basa en el costo por caja (50 pesos mensuales más IVA, cada una) y en la frecuencia de consulta. A medida que la cantidad de documentos aumenta -y, en paralelo, la cantidad de cajas-, el precio unitario se reduce.
Puede resultar extraño que muchas organizaciones no tengan sus archivos digitalizados, pero esa alternativa recién está penetrando el mercado local y, además, lleva su tiempo. Mientras tanto, el manejo manual de los documentos continúa vigente, aunque File Protection ya está desarrollando un software que permitirá la digitalización de toda la documentación, la cual, cargada en un servidor propio, podrá ser directamente consultada on line por el cliente.
Una simple multiplicación de la cantidad de cajas por el costo promedio de cada una da una cifra más que interesante en el giro mensual y constante de la compañía, aun con los descuentos. Algo que impulsó a la sociedad a perfilarse como una empresa "polirrubro", abriendo nuevos frentes de negocio, en espacios que nada tienen que ver con archivos y papeles. Por ejemplo, la construcción e instalación de tanques de agua.
El nicho, en realidad, era ya conocido por uno de los socios, Norberto Velasco, quien es ingeniero y desarrollaba este tipo de actividad desde antes. "Se trata de tanques de plástico reforzado que exigen desarrollo de ingeniería, porque cada requerimiento es diferente. Pueden contener desde 5 mil o 10 mil litros hasta 100 mil. En general, los clientes son los gobiernos provinciales o municipales y, a veces, un tercero que gana una licitación para proveer de agua, por ejemplo, a un plan de viviendas", explica.
Gómez comenta también que hay zonas del país, como Santiago del Estero, Formosa, Chaco, Tucumán o Salta, en donde "el valor del agua es muy alto, algo que aquí, en el Litoral, no se comprende claramente porque el agua abunda".
La cuestión es que esta rama del negocio vino funcionando con un promedio de unos 20 tanques anuales -incluyendo las torres de hierro y el montaje final- y que en 2007 ya existen contratos para duplicar ese número. El socio gerente no da cifras exactas, pero admite que "este año será más importante la facturación de los tanques que la de la guarda de archivos; de aquí a 5 años, puede representar 2 tercios de la facturación total".