Tecnología, innovación y glamour: los secretos de una fiesta perfecta

La presidenta de la Asociación de Eventos de la República Argentina (Aofrep) Silvia Amarante brindó una conferencia en la ciudad de Rosario, en el marco de Expo Boda & Quince. La oportunidad fue propicia para charlar con Nosotros acerca de las últimas tendencias en organización de eventos.

TEXTOS. REVISTA NOSOTROS. FOTOS. GENTILEZA DE AOFREP.

Organizar una fiesta de 15 o un casamiento es toda una empresa en si misma. Presupuestos, decisiones, tendencias y miles de detalles entran en un juego que estresa a más de uno pero que para otros resulta apasionante. Es el caso de Silvia Amarante, organizadora y presidenta de la Asociación de Eventos de la República Argentina (Aofrep), quien brindó una charla en la Expo Boda & Quince que se realizó en Rosario. Allí compartió su experiencia de 40 años en el mercado y relató las vivencias de distintos eventos en los que le tocó trabajar. Además habló a los proveedores y organizadores de lo importante que resulta ofrecer diferentes propuestas a un mismo cliente y de renovarse para estar siempre al tanto de las últimas tendencias.

La conferencia sirvió como excusa para compartir con la experta una charla sobre su trabajo y sus consejos a la hora de organizar una fiesta.

- ¿Cuál fue el evento más original que organizaste?

- En tantos años de profesión hubo muchísimos, es difícil elegir solo uno. Hace años hicimos una boda en una estación de tren abandonada, en Córdoba. Se trataba de una pareja fanática de los viajes que quiso compartir con su familia y amigos “el viaje” de su casamiento y nueva vida juntos. Para ello se diseñó la invitación que simulaba ser un boleto viejo de tren, los invitados fueron recibidos por un guarda y se acreditaron en las ventanillas de la estación. Luego se “lookeó” el lugar: hubo que limpiarlo y reciclarlo, montar un grupo electrógeno, baños químicos y armar una carpa que tenía ambientación ferroviaria. Las mesas tenían el nombre de distintos continentes y ofrecían comida característica de cada uno de ellos. También se organizó un espectáculo con cantantes que hacían ruido de locomotora, se montó un escenario en el andén y, a manera de platea, se pusieron sillas en las vías.

En otra ocasión organizamos en el Tattersall el casamiento de unos fanáticos fierreros que pidieron ambientar el salón como un garage. Había motos, autos, carteles de marcas de automovilismo. Como además eran fans de la telenovela “El patrón del mal” contrataron al actor que hacia de guardaespaldas de Escobar y se armó una puesta en escena en la cual entraron actores vestidos de negro, con anteojos oscuros y con handies, como si estuvieran custodiando a unos narcos. Los novios llegaron y se fueron en una camioneta.

Recientemente armamos un casamiento árabe, también en el Tattersall, con ambientación y comida como salida de “Las mil y una noches”. A los invitados se les regalaban especias y amuletos árabes, había rincones con almohadones y narguiles. Además, los mozos estaban vestidos de árabes y se presentó un show de bailarinas y odaliscas árabes.

- ¿Cuáles son las nuevas tendencias en cuanto a la ambientación?

- Hoy se hacen fiestas temáticas, basadas en un país, una película o un personaje. En cada caso la ambientación será muy diferente, de acuerdo al gusto de los homenajeados y el presupuesto disponible. Cada vez más el cliente pide “algo distinto”, por lo que es necesario innovar permanentemente. En general, se concibe que la ambientación es una forma de comunicación que debe transmitir sensaciones a quienes visitan ese espacio. Para lograr esto se arman puestas en escena con mobiliario, objetos, iluminación y hasta aromas. Se busca generar vivencias, construir momentos y crear climas, tratando de llegar a los invitados de otra manera. Después, cada ambientador tiene su propio estilo. Hay quienes trabajan de una manera casi escenográfica, teatral.

El mercado y el mundo de los eventos se diversificó mucho, cada vez hay mas opciones para elegir y lejos de desestimar propuestas, se van sumando. Por ejemplo, antes se ponían esferas espejadas, las clásicas bolas de boliche; hoy se siguen usando pero también se incorporaron otras opciones. En lugar de quitar, cada vez se van agregando más elementos. Esto hace que el papel del organizador requiera de una logística muy pensada y estudiada.

- ¿Se renuevan las opciones de catering?

- En una fiesta de 15 el menú de los teens puede ofrecer finger food, una estación mexicana, ribs con barbacoa o sushi, que a los chicos les encanta. En la mesa dulce creamos un candy shop, con golosinas para que elijan y se lleven cupcakes, pop cakes, cascadas y chocolates. Las barras de tragos son protagonistas. Para los menores se ofrecen limonadas, ice cream soda, milk shakes y licuados de frutas. Para los adultos lo más requerido es negroni, old fashioned, gin tonic y los tragos que les gustan a los invitados.

- ¿Qué buscan los novios y las quinceañeras a la hora de planear sus fiestas?

- Aunque se siguen haciendo cumpleaños tradicionales en un salón que incluyen DJ, luces y catering, en ciertas esferas se ve cada vez más la búsqueda de algo distinto, original, diferente. Como consecuencia, estos eventos ingresaron en una espiral de complejidad y glamour que antaño solo se veía en los casamientos.

Sin dudas los cumpleaños de 15 están dentro de los eventos que conllevan más producción. Las chicas quieren todo y más, llegan incluso a tener dos o tres cambios de vestuario por noche: uno para ingresar, otro para hacer un show y un tercero para regresar a la fiesta.

En muchos casos se incluye un espectáculo en vivo, según el interés de la homenajeada y el presupuesto disponible, pueden llegar a ser covers o bandas muy conocidas. A esto se sumó en los últimos tiempos la idea de contratar DJ famosos para que pasen un set dentro del evento, la presencia de pantallas y mucha imagen audiovisual.

Otra cosa que surgió es la redacción de un guión, que luego se produce para filmar un video de la cumpleañera con sus amigos. Otras veces, las quinceañeras eligen un video de su grupo o cantante favorita y lo copian al detalle, con escenografía, vestuario y todo incluido, y actúan ellas como protagonistas; luego se emite en algún momento de la fiesta.

En cuanto al cotillón, para evitar caer en lo típico, se puede armar un desarrollo con tematizaciones; así, todo en la pista se tiñe de una misma estética. Siempre hay nuevos materiales o elementos; se puede incluso generar un show con efectos especiales.

- En este sentido ¿Cómo se integran las nuevas tecnologías a los eventos?

- En los últimos cinco o seis años se comenzaron a incorporar cada vez más recursos no tradicionales. La tecnología se da la mano con la creatividad para generar ilusiones visuales asombrosas, que complementan la ambientación. El audio es muy importante para crear un efecto más completo. Se puede generar impacto ofreciendo algo cuando el invitado no lo espera. Un ejemplo es el mapping, la proyección sobre superficies con diferentes relieves, de manera tal que la imagen se asimila con el fondo. Esto se vio en la Casa Rosada o el Cabildo en los festejos patrios de los últimos años. Se trata de un efecto que puede complementarse con actores, bailarines, acróbatas o los mismos protagonistas del evento. Por ejemplo, una quinceañera que sale de las imágenes se convierte en una sorprendente mezcla de lo virtual y lo real.

La realidad aumentada fusiona la proyección en vivo de video con una capa superpuesta de animación. Es una técnica en la que la computadora “entiende” el espacio en 3D y acompaña lo proyectado en vivo permitiendo ver lo real y lo virtual a la vez.

El material y los contenidos que se crean pueden potenciarse con la definición y los infinitos formatos que toman. Cabinas de DJ, tubos y techos de leds, iluminación robotizada, efectos laser, mega pantallas de hasta 20 metros con totems, aperturas como las de Show Match, hacen que los eventos vayan incorporando cada vez mas tecnología.

- ¿Qué recomendaciones le harías a quien está planeando su evento? ¿Qué no puede dejar de tener en cuenta?

- Hay algo fundamental, en lo que generalmente el cliente no piensa: la seguridad del evento en todos sus aspectos. Es necesario cuidar que el proveedor de catering cumpla con los requisitos de seguridad alimentaria, que los accesos de entrada y salida sean los correctos y estén bien señalizados, que las instalaciones técnicas se encuentren en las condiciones adecuadas, que la capacidad del salón sea la que corresponde, que el escenario esté armado de una forma sólida y segura, que se cumpla con todas las ordenanzas municipales. A la hora de presentar un show, se debe considerar el lugar y sus limitaciones. Hay elementos como las antorchas que están terminantemente prohibidos en ciertos espacios pero podrían llegar a utilizarse en otros, tomando las medidas de seguridad necesarias. En materia de seguridad, siempre es mejor estar un paso adelante.

silvia amarante, presidenta de aofrep.

AOFREP

La Asociación de Eventos de la República Argentina (Aofrep) nuclea a los referentes más reconocidos del mercado de eventos en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y el Gran Buenos Aires. Entre ellos hay organizadores de eventos, salones, servicios gastronómicos, universidades con carreras afines, disc jockeys, ambientadores, cotillones, etc. Se trata de una organización sin fines de lucro que promueve los vínculos comerciales y el desarrollo profesional de sus afiliados, en un marco de ética y transparencia. Ofrece actividades de capacitación para sus socios, los asesora en temas contables y legales, y concreta acciones de responsabilidad social como el apadrinamiento de un hogar infantil.

la ambientación es una forma de comunicación que debe transmitir sensaciones, para lo cual se arman verdaderas puestas en escena.

El secreto es la creatividad

Consultada acerca de cuál es el secreto a la hora de organizar un evento con presupuesto acotado, Silvia Amarante, presidenta de Aofrep, asegura que el secreto es la creatividad, ya que se pueden lograr muchas cosas con pocos recursos: “A veces se cree que contratar a un organizador encarece los costos, pero en realidad puede ser exactamente a la inversa ya que el profesional conoce a muchos más proveedores, y puede negociar los precios con ellos si le genera mucho trabajo. Nosotros sabemos ‘trucos’ que podemos poner al servicio del cliente. Sin dudas, lo mejor es ofrecer un evento creado especialmente y a medida”.